Comment utiliser le plugin Edit Flow pour WordPress

J’ai déjà évoqué Edit Flow sur ce blog. Il s’agit d’un plugin particulièrement utile pour travailler en équipe sur un site WordPress. Je l’utilise sur Mandorine depuis deux ans environ, et le workflow de mon webzine s’en est considérablement amélioré. Edit Flow est très complet, ce qui peut effrayer les potentiels utilisateurs. Si quelques tutoriels sont publiés sur le web anglophone, il n’y a actuellement aucune ressource disponible en français. Je vais donc tâcher de proposer un tutoriel exhaustif sur Edit Flow, en détaillant chaque fonctionnalité.

Cliquez sur les miniatures pour afficher les images complètes.

 

Le tableau de bord

Edit Flow est en téléchargement gratuit sur le Plugin Directory de WordPress.org. Après l’avoir installé, une section dédiée apparaît dans la colonne latérale du panneau d’administration. La première page est un tableau de bord permettant de visualiser toutes les fonctionnalités d’Edit Flow, de les activer/désactiver, et de les configurer.

Edit Flow - Tableau de bord

 

Widgets du tableau de bord

Par défaut, Edit Flow installe des widgets sur votre tableau de bord : les articles suivis par l’utilisateur & le contenu non-publié (cf. image 1). Vous pouvez bien entendu personnaliser votre tableau de bord grâce aux options de l’écran ; mais vous pouvez également personnaliser directement les options du plugin : choisir de n’activer qu’un seul widgets, les deux, ou aucun (cf. image 2).

Edit Flow - Widgets du Tableau de bordEdit Flow - Widgets du Tableau de bord

 

Statuts personnalisés

Cette fonctionnalité manquait cruellement aux créateurs d’un WordPress multi-utilisateurs. Les statuts personnalisés permettent de définir les différentes étapes de votre flux de travail. Pour en créer un nouveau, rendez-vous dans le menu Edit Flow → Statuts personnalisés (cf. image 1). Il vous est également possible de choisir quel type d’article bénéficiera de vos statuts personnalisés (cf. image 2). Par exemple, le workflow de Mandorine est celui-ci :

  • Brouillon : statut par défaut, attribué aux articles en cours d’écriture/de mise en forme par leurs auteurs.
  • En attente de relecture : l’auteur a terminé son travail d’écriture et le soumet à la relecture d’un correcteur de l’équipe.
  • Corrigé : l’article est corrigé, mis en forme et prêt à être publié.

Edit Flow - Statuts personnalisésEdit Flow - Statuts personnalisés

 

Groupes d’utilisateurs

Cette fonctionnalité vous permet de créer des groupes d’utilisateurs selon vos besoins. Pour créer un groupe, rendez-vous dans le menu Edit Flow → Groupes d’utilisateurs → Entrez le titre du groupe, sa description, puis cliquez sur Ajouter un nouveau groupe d’utilisateurs → vous pourrez ensuite ajouter les utilisateurs que vous souhaitez associer à ce groupe (cf. images 1 et 2).

Couplés avec la fonctionnalité Notifications, ces groupes deviennent très utiles si votre blog comprend de nombreux contributeurs, et que vous souhaitez les informer régulièrement des mises à jour d’articles. J’ai par exemple créé le groupe « Correcteurs » sur Mandorine, qui me permet de les tenir au courant lorsqu’un article nécessite une relecture. Vous pouvez également activer cette fonctionnalité pour vos custom post types (cf. image 2).

Edit Flow - Créer un groupe d'utilisateursEdit Flow - Créer un groupe d'utilisateursEdit Flow - Créer un groupe d'utilisateurs

 

Notifications

Comme je le disais au point précédent, la fonctionnalité Notifications d’Edit Flow permet d’envoyer un email automatique à vos contributeurs lorsqu’un article est mis à jour, change de statut, où lorsqu’il reçoit un commentaire éditorial.

En dessous du contenu de l’article, la zone Notifications permet, en un simple clic, de sélectionner les personnes concernées. Vous pouvez ainsi choisir les utilisateurs un à un (cf. image 1), où sélectionner un groupe d’utilisateurs (cf. image 2). Je regrette simplement qu’il soit impossible pour le moment d’inscrire automatiquement un groupe d’utilisateur lorsqu’un article change de statut. Heureusement, il existe une solution pour contourner ce souci (détails en fin d’article).

Edit Flow - NotificationsEdit Flow - Notificationseditflow07

 

Calendrier éditorial

editflow-calendarLe calendrier éditorial est une des fonctionnalités les plus utiles d’Edit Flow. Il permet de visualiser rapidement votre contenu et d’agencer en quelques clics le planning de votre blog.

  • Vous pouvez choisir d’afficher articles, pages et/ou custom post types dans les options de configuration. Dans mon cas, j’affiche les articles et les brèves de mon webzine, créées via un custom post type (cf. image 1).
  • Par défaut, le calendrier affiche les 6 semaines à venir, mais il est possible de modifier ceci dans les options de l’écran. (cf. image 2)
  • Plusieurs filtres d’affichages sont disponibles : statuts d’articles, catégories, contributeurs, types de contenu (articles, pages, custom post types). Très utile dans le cas d’un blog multi-utilisateurs à publication très régulière (cf. image 3).
  • Un simple cliquer-déposer permet de déplacer les articles non-publiés sur le calendrier (cf. image 4). Attention cependant : déplacer les articles sur le calendrier leur attribue une nouvelle date de publication uniquement si vous l’aviez daté au préalable : si vous avez laissé l’option « publier tout de suite », la date de l’article ne sera pas modifiée automatiquement.
  • En survolant puis en cliquant sur le titre d’un article, une fiche descriptive apparaît : auteur, type d’article, catégorie, mots-clefs. Elle permet également de le modifier, le supprimer ou d’en afficher un aperçu (cf. image 5).

Edit Flow - Calendrier éditorialEdit Flow - Calendrier éditorialEdit Flow - Calendrier éditorialEdit Flow - Calendrier éditorialEdit Flow - Calendrier éditorial

 

Commentaires éditoriaux

Il s’agit de la fonction qui m’a convaincue d’utiliser Edit Flow. Si vous travaillez comme moi avec une équipe de rédacteurs & de correcteurs, il est difficile de trouver un processus de travail efficace par email : on a rapidement tendance à oublier les suggestions des uns et des autres, et toutes les informations ne sont pas au même endroit.

Les commentaires éditoriaux permettent à mon équipe de discuter du contenu d’un article en privé : seuls les auteurs d’un article, les correcteurs et l’admin ont accès à ces discussions placées de manière très pratique en dessous du contenu d’un article en cours de création (cf. image 1). Et chaque contributeur concerné reçoit une notification par email quand un commentaire est ajouté à la discussion.

Pour ajouter un commentaire, il suffit de l’entrer dans le champs de texte correspondant, puis de cliquer sur Répondre. Simplissime. Et comme la plupart des fonctionnalités d’Edit Flow, les commentaires éditoriaux peuvent être activés pour tous vos custom post types (cf. image 2).

Edit Flow - Commentaires éditoriauxEdit Flow - Commentaires éditoriaux

 

Les métadonnées de rédaction

Cette fonctionnalité est également pensée pour faciliter le travail en équipe dans WordPress. Lors de la création/modification d’un article, la zone de métadonnées – située à droite de l’article – permet d’ajouter les coordonnées de l’auteur, la description de l’article, la deadline, un lieu, une case à cocher pour indiquer si une image est nécessaire, le photographe, et le nombre de mots requis (cf. image 1). Ces métadonnées sont donc plutôt pensées pour l’éditeur d’un site : il peut ainsi indiquer un brief directement dans WordPress à ses rédacteurs. Elles ne sont pas publiées avec l’article, mais peuvent être affichées dans le calendrier éditorial.

A noter qu’il est également possible d’ajouter ses propres métadonnées (ou d’éditer/supprimer les métadonnées existantes) : dans le menu Edit Flow → Métadonnées de rédaction (cf. image 2). Lors de la création – ou de la modification – de vos métadonnées, vous pouvez également choisir de les afficher ou non dans les autres fonctionnalités d’Edit Flow (comme la boîte à idées par exemple). Comme toujours, la fonctionnalité peut être activée pour vos custom post types (cf. image 3).

Edit Flow - Métadonnées de rédactionEdit Flow - Métadonnées de rédactionEdit Flow - Métadonnées de rédaction

 

Boîte à idées

La boîte à idées d’Edit Flow vous permet d’afficher sur une page les articles publiés, à venir, les idées d’articles, etc. Le tableau affiche le titre de l’article, son statut, son auteur, sa date de création, de modification, et éventuellement ses métadonnées, si vous avez choisi de les afficher. Les articles sont classés par catégories, ce qui permet d’afficher une vue d’ensemble de votre planning à venir, et peuvent être filtrés par statut, auteur ou catégorie. Une fonctionnalité qui peut s’avérer très utile lors d’une réunion de rédaction, par exemple, d’autant plus qu’elle embarque un bouton « imprimer ».

Edit Flow - Boîte à idées

 

Bonus hacks

Comme je le disais, si Edit Flow est très utile, il reste encore quelques lacunes, des détails à peaufiner qui rendraient l’expérience utilisateur plus aisée. Heureusement, il existe des solutions à ces requêtes : l’équipe d’Edit Flow en propose d’ailleurs quelques-unes sur son site. J’en ai sélectionné trois – plus une solution perso – qui me semblent importantes.

Notifier automatiquement par email votre équipe de la mise à jour d’un article

Probablement la fonctionnalité la plus demandée à l’équipe. La mise en place semble apparemment trop compliquée pour être implémentée par défaut, mais grâce à une portion de code, elle peut être ajoutée facilement.

De mon côté, j’ai préféré « sortir » d’Edit Flow pour notifier mes contributeurs automatiquement. J’ai déjà expliqué la procédure à suivre dans cet article : Envoyer automatiquement un email aux contributeurs lorsqu’un article est programmé.

Masquer le bouton Publier selon le statut d’un article

Je trouve la gestion utilisateurs particulièrement compliquée à personnaliser sous WordPress. Même en utilisant un plugin permettant de modifier les capacités d’un niveau d’utilisateur, il reste quelques faiblesses difficiles à compenser. Par exemple, désactiver la fonction Publier pour un niveau d’utilisateurs empêche également de sauvegarder les articles lorsqu’ils sont en attente de relecture. Plutôt aberrant, notamment dans le cadre d’un WordPress multi-users, où plusieurs personnes interviennent sur chaque article, et où il n’est pas rare qu’un auteur doive revenir sur son article après l’avoir passé en mode relecture.

Heureusement, Edit Flow permet de pallier ce manque. Pour l’exemple, j’utilise le statut corrigé, qui devient le seul statut permettant d’afficher le bouton Publier, sans pour autant masquer également le bouton de sauvegarde de l’article.


/* Cache le bouton Publier */
function efx_hide_publish_button_until() {

if ( ! function_exists( 'EditFlow' ) )
return;

if ( ! EditFlow()->custom_status->is_whitelisted_page() )
return;

// Montre le bouton publié uniquement si l'article possède les statuts suivants
$show_publish_button_for_status = array(
'corrige',
// Les statuts ci-dessous sont les statuts WordPress par défaut
'future',
'publish',
'schedule',
'private',
);
if ( ! in_array( get_post_status(), $show_publish_button_for_status ) ) {
?>

}
}
add_action( 'admin_head', 'efx_hide_publish_button_until' );

Pour réutiliser cette portion de code, n’oubliez pas de modifier le nom du statut de « corrige », avec le statut que vous aurez créé.

Limiter l’utilisation d’un statut d’article à un niveau d’utilisateurs

Pour améliorer encore l’astuce ci-dessus, Edit Flow permet de limiter l’affichage de certains statuts d’articles selon le niveau d’utilisateur. Ici, je choisis de limiter les statuts d’articles pour les auteurs, qui ne pourront choisir que les statuts « en attente de relecture » (pending) et « brouillon » (draft).


/* Limite l'utilisation du statut Corrigé aux éditeurs uniquement */
function efx_limit_custom_statuses_by_role( $custom_statuses ) {

$current_user = wp_get_current_user();
switch( $current_user->roles[0] ) {
// Statuts autorisés aux auteurs
case 'author':
$permitted_statuses = array(
'pending',
'draft',
);
// N'affiche pas le statut personnalisé s'il n'est pas dans la liste ci-dessus
foreach( $custom_statuses as $key => $custom_status ) {
if ( !in_array( $custom_status->slug, $permitted_statuses ) )
unset( $custom_statuses[$key] );
}
break;
}
return $custom_statuses;
}
add_filter( 'ef_custom_status_list', 'efx_limit_custom_statuses_by_role' );

 
 
 
Dans le cadre d’un webzine ou d’un blog multi-utilisateurs, Edit Flow s’avère donc très efficace, malgré sa prise en main quelque peu délicate. Passée cette étape, vous noterez une réelle amélioration de votre flux de travail !

Plus d'astuces pour votre blog WordPress multi-utilisateurs.

5 commentaires

  1. Florent dit :

    Article très complet, tout comme le plugin dont il est question !

    Comme tu le dis, la prise en main doit être assez longue, mais une fois que l’équipe sait s’en servir, ça doit être bien utile à tous !

  2. […] Il y a d’autres fonctionnalités, mais je n’en ai pas l’utilité. J’ai réalisé un tuto approfondi d’Edit Flow ici. […]

  3. kindy dit :

    Je pense que je vais pas attendre une minute pour te féliciter pour cet article, c’est presque la première fois que je lis un article en entier sans l’oeil diagonal je trouve que le tuto est richement bien expliqué il faut être cancre pour ne rien pigé rire. Merci je crois que vous avez eu un nouveau lecteur je l’ajoute direct à mes favoris et va liker une page. Merci la Team

  4. Alisson dit :

    Woaw! ça m’a l’air richement conçu comme petit plugin. Un test s’impose. Félicitations pour ton article très instructif, que je partage de ce pas!

  5. Murrey dit :

    Bonjour
    Le tuto est complet, par contre j’ai une question :
    Comment faire pour ajouter la fonction efx_hide_publish_button_until (et les autres aussi). Je suis néophite dans WordPress. Il y a un endroit où il faut ajouter le bout de code ?

    Merci d’avance pour votre réponse.

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